Dienstplanung, Flexibilität und Ausfallzeitenmanagement im Pflegedienst

Der pflegerische Personaleinsatz ist häufig in tradierten Strukturen verhaftet – beginnend bei Monatsdienstplänen auf Basis von Monatssollarbeitszeiten, über lang genutzte, aber nicht mehr dem Bedarf entsprechende Dienstzeiten bis hin zum improvisierten Umgang mit Personalausfällen oder erhöhtem Arbeitszeitbedarf.

In diesem Seminar lernen Sie, was zeitgemäßen pflegerischen Personaleinsatz ausmacht – von verbindlichen und realistischen Soll-Besetzungen über längerlaufende (Rahmen-)Dienstpläne bis hin zu funktionierenden „Flexi-Spielregeln“ – auch und gerade für die Kompensation von kurzfristigen Ausfällen. Das Seminar befähigt Sie, arbeitszeitschutzrechtliche Probleme zu erkennen. Darüber hinaus können Sie prüfen, ob Ihre Dienstpläne bereits frei von den klassischen Fallstricken der (Monats-)Dienstplanung sind. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie diese nach dem Seminar selbstständig beheben.

Über praktische Erfahrungen mit Grunddienstplänen und Instrumente eines systematischen Ausfallzeitenmanagements berichtet unser Gastreferent, Martin Kuhl. 

Bringen Sie bitte für die Grunddienstplankonstruktion mittels Tools Ihren Laptop mit.

09:30–09:45 Begrüßung, Vorstellung der Teilnehmer, Abfrage speziell interessierender Themen

09:45–10:15 Strategische Herausforderungen beim Personaleinsatz in der Pflege (Julia Herrmann)

• Sollarbeitszeit oder Soll-Besetzung?
• Monatsdienstplanung oder durchlaufende Pläne?
• Improvisation mit Holen aus dem Frei versus systematisches Ausfallzeitenmanagement

10:15–11:00 Rechtliche Rahmenbedingungen für den Personaleinsatz in der Pflege (Julia Herrmann)

• Typische arbeitszeitrechtliche Problemstellungen
• Pausenvertretung nachts - insbesondere bei Einzelbesetzung
• Ruhezeitverstöße bei kurzen Wechseln
• Direktionsrecht des Arbeitgebers z.B. wie kurzfristig darf der Arbeitgeber Dienstpläne anpassen
• Wie weit muss auf die individuellen Bedürfnisse von (Teilzeit-)Mitarbeitern Rücksicht genommen werden, z.B. an den Wochenenden
• Umgang mit Mitarbeitern mit Arbeitszeit-Attesten - führt jedes Attest automatisch zu einer Neuorganiation der Dienstplanung?

11:00–11:15 Kaffee/Tee

11:15–12:45 Soll-Besetzung und (Rahmen-)Dienstplanung (Julia Herrmann)

• Ermittlung der Soll-Besetzung mit Hilfe der Arbeitsplatzmethode
• Methodik der Grunddienstplanung
• Grunddienstplankonstruktion Schritt für Schritt (mit praktischer Übung mittels Tools)

12:45–13:30 Gemeinsames Mittagessen

13:30–14:15 Dienstplansteuerung, Berücksichtigung von Flexibilitätsanforderungen im Dienstplan (Julia Herrmann)

• Abwesenheitsplanung
• Flexi-Dienste
• Integration von „Flexi-Spielregeln“ in Dienstpläne
• Umsetzung neuer Ansätze in die Praxis
• Beispiele für betriebliche Regeln (im Rahmen von Betriebs- und Dienstvereinbarungen)

14:15–14:45 Systematisches Ausfallzeitenmanagement (Julia Herrmann)

• Instrumente zur Bewältigung von Belegungs- und Besetzungsschwankungen (Stand-By, Joker-Dienste, Pool)
• Ermittlung des Vertretungsbedarfs
• Einbau der Vertretungsinstrumente in (Grund-)Dienstpläne
• Zentrale Personaleinsatzdisposition
• Vielfältige Praxis-Beispiele zu den Instrumenten

14:45–15:00 Kaffee/Tee

15:00–16:00 Praxis-Bericht: Bedarfsgerechte Gestaltung und Steuerung der Dienstplanung im Pflegedienst (Martin Kuhl, Bonifatius Hospital Lingen gGmbH)

• Projektumsetzung: Maßnahmen zur Einführung von Basisdienstplänen sowie eines Ausfallkonzeptes
• Überwindung von „Stolpersteinen“ bei der Einführung von Basisdienstplänen – Umgang mit Dauernachtwachen und von Teilzeitbeschäftigten mit geringem Beschäftigungsumpfang
• Information von Leitungen und Mitarbeiter – Wie bekomme ich alle Beteiligten in ein Boot