Dienstplanung, Flexibilität und Ausfallzeitenmanagement im Pflegedienst

Der pflegerische Personaleinsatz ist häufig in tradierten Strukturen verhaftet – beginnend bei Monatsdienstplänen auf Basis von Monatssollarbeitszeiten, über lang genutzte, aber nicht mehr dem Bedarf entsprechende Dienstzeiten bis hin zum improvisierten Umgang mit Personalausfällen oder erhöhtem Arbeitszeitbedarf.

In diesem Seminar lernen Sie, was zeitgemäßen pflegerischen Personaleinsatz ausmacht – von verbindlichen und realistischen Soll-Besetzungen über längerlaufende (Rahmen-)Dienstpläne bis hin zu funktionierenden „Flexi-Spielregeln“ – auch und gerade für die Kompensation von kurzfristigen Ausfällen. Über praktische Erfahrungen mit Grunddienstplänen und Instrumente eines systematischen Ausfallzeitenmanagements berichtet unser Gastreferent, Martin Kuhl. 

Bringen Sie bitte für die Grunddienstplankonstruktion mittels Tools Ihren Laptop mit.

09:30–09:45 Begrüßung, Vorstellung der Teilnehmer, Abfrage speziell interessierender Themen

09:45–10:15 Strategische Herausforderungen beim Personaleinsatz in der Pflege (Julia Herrmann)

• Sollarbeitszeit oder Soll-Besetzung?
• Monatsdienstplanung oder durchlaufende Pläne?
• Improvisation mit Holen aus dem Frei versus systematisches Ausfallzeitenmanagement

10:15–11:00 Rechtliche Rahmenbedingungen für den Personaleinsatz in der Pflege (Julia Herrmann)

• Typische arbeitszeitrechtliche Problemstellungen
• Pausenvertretung nachts 
• Ruhezeitverstöße bei kurzen Wechseln
• Direktionsrecht des Arbeitgebers

11:00–11:15 Kaffee/Tee

11:15–12:45 Soll-Besetzung und (Rahmen-)Dienstplanung (Julia Herrmann)

• Ermittlung der Soll-Besetzung mit Hilfe der Arbeitsplatzmethode
• Methodik der Grunddienstplanung
• Grunddienstplankonstruktion Schritt für Schritt (mit praktischer Übung mittels Tools)

12:45–13:30 Gemeinsames Mittagessen

13:30–14:15 Dienstplansteuerung, Berücksichtigung von Flexibilitätsanforderungen im Dienstplan (Julia Herrmann)

• Abwesenheitsplanung
• Flexi-Dienste
• Integration von „Flexi-Spielregeln“ in Dienstpläne
• Umsetzung neuer Ansätze in die Praxis
• Beispiele für betriebliche Regeln (im Rahmen von Betriebs- und Dienstvereinbarungen)

14:15–14:45 Systematisches Ausfallzeitenmanagement (Julia Herrmann)

• Instrumente zur Bewältigung von Belegungs- und Besetzungsschwankungen (Stand-By, Joker-Dienste, Pool)
• Ermittlung des Vertretungsbedarfs
• Einbau der Vertretungsinstrumente in (Grund-)Dienstpläne
• Zentrale Personaleinsatzdisposition

14:45–15:00 Kaffee/Tee

15:00–16:00 Praxis-Bericht: Rahmendienstpläne, systematisches Ausfallzeitenmanagement und 4-Tage-Woche
(Andreas Buggisch, Schüchtermann-Schiller‘sche Kliniken Bad
Rothenfelde GmbH & Co. KG)

• (Individualisierte) Rahmendienstpläne
• Darstellung von Monats- und Jahresplänen in Excel
• Verbesserter Umgang mit krankheitsbedingten Ausfallzeiten – geeignete Instrumente des  Ausfallzeitenmanagements
• Einführung der 4-Tage-Woche auf Basis von 12-StundenSchichten